Известное выражение «короля делает свита» как нельзя лучше характеризует должность помощника руководителя. Именно от этого человека зависит всё, чтобы работа руководителя стала максимально результативной и эффективной.
Помощник руководителя является незаменимым человеком, исполняющим множество обязанностей, начиная от секретаря и заканчивая заместителя директора, советника, и не редко бывает вторым человеком в компании. В связи с этим особенно ценятся помощники руководителя, имеющие высокую квалификацию и отличающиеся личной преданностью.
Портрет профессии.
Чтобы разобраться каким должен быть идеальный помощник руководителя, необходимо определиться - с какой целью требуется данный сотрудник, и что будет входить в его обязанности. Если роль помощника заключается лишь в ответах на звонки, приготовлении кофе, отправке факса и других несложных задачах, то подобные должности, имеющие другое название – секретарь, являются больше имиджевой составляющей.
В то же время работа секретаря – помощника руководителя отличается значительно расширенным функционалом. Если для выполнения обязанностей секретаря работодатель в основном предпочитает принимать девушек приятной внешности, то достаточно часто среди помощников руководителя встречаются мужчины. Особенно отчётливо это проявляется в Москве, где сконцентрировано большое количество представительств всех сфер бизнеса и спрос на помощников руководителя, хорошо знакомыми с работой на ПК, в частности с офисными приложениями, правилами документооборота и основными законодательными актами очень велик.
Помощник руководителя, прежде всего, должен быть полезен как непосредственно самому руководителю, так и всей компании. Его деятельность должна приносить максимально высокий результат для всей организации. Ведь от того, что для руководителя является стратегическим направлением, а что не терпит отлагательств и требует немедленного принятия решения, может зависеть полностью организация работы всей компании.
Кроме этого помощник руководителя должен в любой ситуации создавать комфортные условия работы для руководителя. В это понятие входит полноценная и качественная подготовка любого мероприятия, обеспечение его всеми необходимыми материалами, отработка наперёд всех возможных вариантов течения событий. Только при таком комплексном, системном подходе у помощника руководителя выработается необходимая последовательность действий.
Профессиональные помощники (ассистенты) руководителя, имеющие достаточный практический опыт работы, могут лучше дать понять руководителю мотивацию сотрудников и предоставлять рекомендации, касающиеся организации работы управленческого аппарата.
Внешний вид помощника руководителя должен соответствовать образу самого руководителя. Основными требованиями является опрятность, ухоженность. Не зависимо от выбранного стиля, внешне помощник не должен выглядеть пошло или слишком вычурно.
Принципы работы помощника руководителя.
В своей профессиональной деятельности помощник руководителя руководствуется следующими основными принципами:
• Если вам неудобно работать в определённых условиях – значит неудобно и руководителю. Необходимо сделать всё, чтобы профессиональная деятельность была комфортной.
• Помощник должен находиться на связи с руководителем постоянно - 24 часа в сутки (телефон с переадресацией, постоянный доступ к электронной почте, находящаяся всегда под рукой база контактов и т.д.).
• Помощник руководителя должен уметь мгновенно реагировать на поручения и быть готовым пожертвовать своим выходным днём.
• Следует всегда помнить, что вы именно помощник руководителя, а не наоборот. Поэтому должны самостоятельно следить за всеми поручениями и своевременно отчитываться о их выполнении.
• Нельзя относиться к руководителю равнодушно, выполняя поручения ответственно, но в тоже время бездушно. Очень важно научиться креативно мыслить и проявлять творческий подход.
• Чтобы стать настоящим профессионалом необходимо не жалеть времени на самообразование, окружить себя источниками информации и почаще представлять себя на месте руководителя.
• По возможности старайтесь брать на себя всю ответственность и не загружать руководителя мелкими подробностями. Со своей командой разбираться необходимо самостоятельно. Помните, что для руководителя всегда важен не сам процесс, а его результат.
• Разобравшись со временем с запросами руководителя, нужно самостоятельно, не дожидаясь поручения руководителя выполнять текущие обязанности и пытаться работать практически в автономном режиме.
Высшим пилотажем помощника руководителя считается его умение справедливо и объективно оценивать свою работу, осознавая собственные недоработки и преимущества.
Полномочия, задачи и обязанности помощника руководителя.
В зависимости от вида деятельности компании, организации управленческого аппарата и требований руководителя перед его помощником могут стоять такие задачи и обязанности:
• Организационное и техническое обеспечение административной и распорядительной деятельности руководителя организации.
• Приём и последующая передача исполнителям корреспонденции, поступившей на рассмотрение руководителю.
• Ведение делопроизводства, а также, при помощи ПК, сбор, анализ и передача информации руководителю, для вынесения решений.
• Приём заявлений и документации на имя руководителя, а также подготовка материалов, необходимых руководителю для работы.
• Контроль над своевременным рассмотрением подразделениями организации или определёнными исполнителями документов, требующих выполнения, проверка на соответствие нормам оформления и при необходимости их редактирование.
• Организация проведения совещаний, телефонных переговоров, получение и передача телефонограмм, информирование руководителя о данных, полученных по различным каналам связи.
• Планирование и координация рабочего графика руководителя, подготовка по личному поручению ответов на запросы и письма.
• Контроль за исполнениями приказов и распоряжений руководителя на предприятии, за сроками выполнения документов с контрольными датами.
• Организация приёма посетителей, своевременное рассмотрение заявлений и ходатайств сотрудников.
• Составление дел согласно номенклатуре, их хранение, подготовка и сдача в архив.
В своей работе помощник руководителя должен руководствоваться нормативными актами, утверждёнными в данной организации, досконально знать её структуру, функции подразделений, полномочия руководящего состава, основные управленческие методы.
Для качественного выполнения своих функций он должен хорошо владеть компьютерной грамотностью, знать основы экономики, менеджмента, принципы работы со средствами массовой информации. Кроме этого помощник руководителя должен придерживаться правил делового этикета.
Преимущества и недостатки работы помощником руководителя.
Без сомнения самым важным преимуществом в работе помощника руководителя считается приобретение практического управленческого опыта, а также совершенствование своих качеств, повышение профессионального уровня одновременно в нескольких направлениях. Рядом с талантливым и грамотным руководителем можно перенять бесценный опыт принятия логически правильных решений, принципов постановки тактических и стратегических задач, а также правил общения с партнёрами, проведения переговоров с различными по экономическим, политическим и возрастным критериям людьми. В будущем такой опыт может пригодиться не только для продвижения по карьерной лестнице, но и для открытия собственного бизнеса.
Из недостатков данной профессии можно выделить напряженный график работы, который без преувеличения может составлять по 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Кроме прочего, показав свою преданность руководителю и ответственное отношение к работе, очень часто помощники становятся заложниками этой профессии, поскольку руководители очень плохо относятся к его желанию перейти на другую должность. Также к минусам работы помощником руководителя относятся возрастные ограничения: соискателей работодатели рассматривают в основном от 25 до 35 лет.
Оплата труда помощника руководителя.
Труд помощника руководителя в Москве оплачивается на порядок выше, чем в регионах. В начале 2014 года этот показатель составлял 50 000 – 60 000 рублей. На более высокую оплату труда могут рассчитывать соискатели владеющие иностранным языком, имеющие юридическое образование или большой практический опыт в известных компаниях. Верхний предел в зарплате помощнику руководителя практически отсутствует, и зависит как от конкретных обязанностей, так и от финансовых возможностей компании.
Перспективы карьерного роста помощника руководителя.
Эта должность часто рассматривается как отличный старт для карьеры не только на данном предприятии, но и для собственного бизнеса. В перспективе грамотный помощник руководителя, разбирающийся в структуре организации, направлениях деятельности, квалификационных требованиях к сотрудникам, основы внешнего сотрудничества может стать исполнительным директором или заместителем руководителя на этом предприятии. Достаточно часто помощники руководителя уходят в собственный бизнес, поскольку полученный опыт и знания помогают им успешно управлять своим делом.
2014 © MoscowJob.Net
Google plus
|
