Услуги квалифицированного, грамотного и ответственного секретаря являются достаточно востребованными, в том числе и в Москве. И решение начать свою трудовую деятельность именно с этой должности – это практичное и дальновидное решение. Вы сможете досконально изучить делопроизводство, при желании – основы бухгалтерии, менеджмента и других специальностей, необходимых для ведения бизнеса, например. Объявлений о свободной вакансии секретаря много, но работа в Москве, по крайней мере, в солидных компаниях, сопровождается очень строгими критериями к претенденту на данную должность. Необходима профессиональная подготовка (предпочтение отдается высшему образованию), знание компьютерных программ, ведения деловой документации, часто и знание иностранного языка. Такой работник во многих случаях становится помощником руководителя. Да и вам стоит очень внимательно выбирать работодателя, искать вакантное место, где предполагается профессиональный рост.
Профессиональные качества секретаря.
Круг обязанностей квалифицированного секретаря достаточно обширный.
• Секретарь в компании с любым направлением деятельности занимается документооборотом. Данная работа предполагает подготовку документов, их грамотное оформление, рассылку партнерам, клиентам, проверяющим организациям. Также секретарь получает документы от всех субъектов, с которыми работает фирма. Документы должны правильно и систематизировано храниться. Грамотное оформление бумаг – это один из слагаемых имиджа компании, поэтому знание документоведения обязательно для претендента на должность помощника руководителя. Секретарь занимается и архивацией документов, согласно установленным срокам их хранения.
• Одним из пунктов рабочего расписания любого руководителя является прием посетителей, и его помощник должен заниматься планированием и подготовкой этого приема.
• Квалифицированный секретарь, заинтересованный в успешной работе компании, помогает своему начальнику рационально и продуктивно спланировать рабочий график. Такие навыки могут иметь только секретари с хорошим специальным образованием. Даже если вас взяли на работу без соответствующей квалификации, найдите время хотя бы для курсов, изучайте соответствующую литературу самостоятельно, интересуйтесь опытом своих коллег.
• Подготовка к деловым переговорам также входит в круг обязанностей секретаря. От доброжелательной атмосферы, грамотной подготовки всех документов во многом зависит успех переговоров и продвижение компании вперед. С таким пунктом связанно и требование к знанию иностранного языка, которое выдвигается в некоторых фирмах или организациях. Секретарь-референт часто сопровождает своего руководителя и в заграничных командировках, на переговорах с иностранными партнерами. Помощник, владеющий английским или другим языком, избавляет от необходимости вводить в штат переводчика или обращаться за дорогостоящими услугами в бюро переводчиков.
• В компаниях с небольшим штатом на секретаря могут быть возложены и дополнительные обязанности, например, помогать бухгалтеру в составлении и сдаче отчетов. Поэтому наличие базовых знаний по бухгалтерии только приветствуется или может быть даже обязательным.
• Естественно, секретарь должен знать многие компьютерные программы, необходимые для ведения документов. Также обязательным является и умение пользоваться различной оргтехникой. В целом, чем больше навыков и знаний у любого специалиста, тем более востребованным и ценным такой работник будет для руководства.
• Для сотрудника компании, работающей с иностранными партнерами, важным является знание международного этикета.
Помимо профессиональных качеств, от секретаря ожидается и наличие необходимых черт характера. К ним относятся:
- обязательность, строгое соблюдение своих должностных обязанностей и рабочего графика;
- высокий уровень культуры, знание делового этикета;
- умение со вкусом одеваться (даже при установленном дресс-коде компании);
- дружелюбие, толерантность, умение спокойно решать любые конфликты, возникающие в отношениях с сотрудниками;
- тактичность и умение сохранять полученную информацию;
- собранность, организованность, пунктуальность;
- умение работать в обстановке стресса или аврала, случающихся в любой компании;
- грамотность, хороший интеллект.
Как видно, при кажущейся простоте должности секретаря, требования к претенденту на свободную вакансию очень большие. Если работодателя не интересуют ваши профессиональные и личностные качества, такая работа должна вас насторожить.
Требования к внешнему виду секретаря.
Во многих компаниях существует определенный дресс-код для сотрудников, и помощник руководителя тем более должен его соблюдать. Но если строгих рамок к внешнему виду нет, нужно придерживаться общепринятых правил для секретарей. Не следует надевать на работу джинсы и кроссовки, или, наоборот, наряды, украшенные стразами, бахромой, перьями. Под табу находятся блузки с глубоким декольте и слишком узкие и короткие юбки. Неуместна и одежда из кружевных, блестящих материалов, с ярким рисунком или в цветочек. Лучший стиль – классический. Также элегантными должны быть прическа и макияж. Ваш внешний вид создаст определенное представление как о сотруднике и специалисте, заслуживающем доверия и уважения.
Индивидуальные требования к претенденту на свободную вакансию секретаря.
Часто ограничением для приема на данную должность служит возраст, семейное положение или наличие детей. В таком случае лучше выяснить, с чем связаны данные условия. Не всегда это продиктовано «субъективными» предпочтениями руководителя или намеком на интимные услуги. Возможно, от незамужнего молодого специалиста ожидают большей отдачи в работе, возможности работать при необходимости и сверх рабочего графика, легко соглашаться на командировки.
Но можно в объявлениях встретить и такое требование, как возраст 35-40 лет, большой стаж помощника руководителя. Часто именно опыт и большой багаж профессиональных знаний является доминирующим при выборе специалиста для солидной, авторитетной компании. В любом случае от секретаря требуется умение не смешивать работу и проблемы личной или семейной жизни.
Зарплата секретаря в Москве.
В целом зарплата секретаря в Москве зависит от уровня компании, где он работает, от круга обязанностей и от его квалификации. Также труд оценивается и в зависимости от знания языка. Секретарь, владеющий иностранным в Москве получает в среднем 40-50 тысяч рублей, без иностранного языка он будет получать около 20-30 тысяч.
Если вы ищете работу через объявления в газетах, будьте готовы к тому, что указанная сумма при непосредственном собеседовании и приеме на работу может значительно уменьшится. Поэтому предпочтительнее искать работу через кадровые агентства, они являются гарантией достоверности информации. При оформлении на работу уточняйте должностные обязанности, регулярность выплаты зарплаты, начисление доплаты за сверхурочную работу.
Более высокую зарплату получает помощник руководителя с опытом и высшим образованием. Он часто отвечает за деловые связи своего шефа, может выполнять и личные поручения. Даже если вы еще не имеете такой профессиональной базы, вы можете повышать свой уровень и в процессе работы. И со временем сможете достигнуть более высокого уровня. Главное, не рассчитывать сразу на большую зарплату при недостающем опыте.
При поступлении на работу от вас потребуется диплом, подтверждающий образование, паспорт. Если есть документы о курсах (языковых, компьютерных, делопроизводства, стенографии), не забудьте указать их в резюме.
Перспективна ли профессия секретаря?
Работа в Москве секретарем будет еще долго востребованной. С одной стороны претенденты на должность рассчитывают найти в столице хорошее место работы в чистом и уютном офисе, со стабильным графиком и зарплатой. С другой стороны, и руководители компаний, предприятий, организаций будут постоянно нуждаться в грамотных, квалифицированных помощниках, которые помогут организовать рабочий процесс.
2013 © MoscowJob.Net
Google plus
|
